CREANT SOFTWARE PER A INTERNET I ENTORNS MÒBILS
Aquest matí ens han entrevistat a Ràdio OndaCro. Durant l'entrevista en Jordi (CEO FacturaDirecta) ha pogut explicar què és FacturaDirecta i quines avantatges tenen els serveis al núvol.
També ha aprofitat la ocasió per comentar la nostra promoció del Dia Mundial d'Internet. Aquest és l'àudio de l'entrevista:
L'esdeveniment es va celebrar a l'antiga fàbrica Moritz de Barcelona.
Ahir vam presentar FacturaDirecta App al BleandApps organitzat per Barcelona Love Entrepreneurs a l'antiga fàbrica Moritz de Barcelona. L'acte va comptar amb la presència de ponent s de Wayra, Barcelona Mobile World Capital y AppsCircus a més dels pitch de 15 emprenedeors, entre ells Jordi Ortega (CEO de FacturaDirecta). Us hem preparat un vídeo resum de la nostra participació a l'acte. A veure què us sembla!
Des de fa ja alguns mesos hem estat incorporant noves versions de FacturaDirecta pensades per millorar l'ús de FacturaDirecta sobre dispositius mòbils. En el seu moment vam anunciar la nova aplicació web de FacturaDirecta per a mòbils i més tard l'App nativa per Android. Ara ha arribat el moment d'informar que ja es troba disponible una nova versió de l'App de FacturaDirecta. Com a gran novetat, aquesta nova versió permet la creació i gestió de factures directament des del teu dispositiu mòbil sense necessitat d'estar connectat a Internet. Consulta i crea les teves factures (i les despeses) sense connexió a InternetAmb aquesta nova app ja pots crear les factures directament des d'allà a on et trobis encara que no disposis de connexió a Internet permanent al mòbil. N'hi ha prou amb que hagis accedit prèviament al teu compte a FacturaDirecta a través del mòbil perquè totes les dades quedin precarregades en el teu dispositiu i ja podràs crear factures o introduir despeses sense necessitat de connexió a Internet.
En el moment que tornis a tenir connexió a Internet, l'aplicació de FacturaDirecta sincronitzarà totes les dades amb la versió en línia i ja tindràs accés a totes les teves factures des de qualsevol altre dispositiu que utilitzis diariament. Així de fàcil!
Versions natives disponibles per a iPhone i AndroidEncara que sempre pots accedir a una versió de l'app mòbil directament des del navegador del teu telèfon Android o iPhone i treballar també sense connexió amb aquesta versió web, també hem preparat dos Apps natives perquè puguis instal·lar l'aplicació fàcilment al teu iPhone o Android. Instal·lació App nativa per a iPhone o AndroidSi disposes d'un dispositiu iOS (iPhone, iPad, ...) o un dispositiu Android, pots descarregar-te gratuïtament FacturaDirecta App des de la botiga en línia d'apps del teu mòbil prement en els següents enllaços:
Accés App via webSi ho prefereixes pots accedir directament des del navegador web del telèfon a l'aplicació sense haver d'instal·lar res al teu telèfon, directament des de:
Esperem que aquestes noves versions et permetin millorar encara més la productivitat del teu negoci dedicant menys temps a la gestió de les factures.
Avui et volem presentar una nova funció que segur serà del grat de moltes empreses que utilitzen FacturaDirecta i treballen amb diferents usuaris. Fins ara, en tots els plans de pagament, es podien crear tants usuaris diferents com fos necessari i assignar-los diferents privilegis d'accés predefinits.
A partir d'ara, en el pla Plus, pots crear els teus propis privilegis d'accés totalment personalitzats. L'usuari propietari del compte té disponible una nova opció en el menú superior des de la qual té accés a la pàgina de gestió de privilegis d'accés.
Des d'aquesta nova pàgina es pot visualitzar el detall de cadascun dels privilegis estàndard de FacturaDirecta, crear nous privilegis personalitzats o modificar aquells que s'hagin creat prèviament.
Com crear un privilegi personalitzat?Per crear un nou privilegi d'accés personalitzat n'hi ha prou amb prémer l'enllaç Nou privilegi que pots veure al final de la pàgina del llistat de privilegis. La pàgina de creació del privilegi d'accés es troba dividida en tres zones. Selecció del nom i la descripcióLa primera zona et permet assignar un nom i una descripció al privilegi, només el nom és obligatori, i és el que després s'utilitza per seleccionar el privilegi en el moment d'assignar-ho a un usuari.
Si també indiques una descripció, aquesta es mostra com a ajuda en el moment d'editar un usuari al costat del nom del privilegi en passar el ratolí per sobre del nom del privilegi.
Selecció del tipus d'accésLa segona zona et permet seleccionar el tipus d'accés que es concedeix per a aquest privilegi, es pot seleccionar entre les següents opcions:
La selecció del tipus d'accés a la zona de FacturaDirecta únicament marca si l'usuari que tingui aquest privilegi pot operar a les diferents zones, però les operacions que pot realitzar en cadascuna d'elles està controlada pel que se seleccioni a la següent zona d'edició del privilegi. Selecció de les operacions permesesLa tercera i última zona, permet seleccionar les diferents operacions que es permeten als usuaris amb aquest privilegi. Per exemple, per crear un privilegi que permeti la visualització, creació, modificació i enviament per correu electrònic (però no l'esborrat) de pressupostos, comandes de client i comandes a proveïdor s'haurien de seleccionar les següents opcions:
Esperem que amb aquesta nova opció puguis tenir un major control en l'accés a la informació del teu compte de FacturaDirecta.
Avui et volem presentar un petit canvi molt senzill però que creiem que és important conèixer per utilitzar de manera més còmoda el programa. Hem afegit un nou comportament als enllaços que permeten tornar al llistat principal d'un mòdul quan s'està visualitzant o modificant un document:
Amb aquest senzill canvi ara podràs visualitzar amb més comoditat múltiples arxius en una llista sense haver de fer ús d'altres funcions una mica més avançades, com per exemple l'opció de previsualització dels llistats o la possibilitat d'obrir els documents en nova pestanya (prement sobre l'element amb la tecla Ctrl polsada, o Cmd en Mac). Esperem que aquest senzill canvi et permeti treballar amb més comoditat amb el programa.
Ahir al matí vam estar parlant amb una persona que té una empresa a on utilitza Google Forms per recollir les dades de facturació dels seus clients i emmagatzemar-les automàticament en un full de Google Spreadsheet. Ell ens comentava que seria genial poder disposar d'algun sistema que pogués aconseguir que aquestes dades de clients que tenia en el full de Google Spreadsheet es carreguessis automàticament a FacturaDirecta i que alhora es generés l'emissió de la factura corresponent a cada client i s'enviés per correu electrònic. Es tractava de tenir un sistema automàtic però sense les complexitats habituals de la programació en un servidor propi d'una solució a mida d'enllaç amb FacturaDirecta. Necessitava alguna cosa simple, flexible i directe. La solucióDesprés de donar-li unes voltes durant uns minuts, arribem a la conclusió que aquesta funcionalitat que ell necessitava es pot aconseguir de manera molt molt simple combinant una mica de Google Apps Script i l'API de FacturaDirecta. Així doncs, ens hem animat i hem preparat una petita demostració de fulla de Google Spreadsheet amb un exemple d'ús que creiem que pot ser interessant per a qualsevol persona que treballi amb Google Spreadsheet habitualment i desitgi enllaçar els seus fulls de Google Spreadsheet amb les dades que hi ha a FacturaDirecta. Què inclou aquest exemple?L'exemple que hem preparat realitza les següents tasques: Partint d'un full de Google que conté un llistat de dades de clients organitzades per files (nom, NIF, correu electrònic, adreça fiscal, telèfon, ...), hem preparat un petit programa en Google Apps Script que llegeix cada fila (una a una), recull les dades del client i seguidament es connecta a FacturaDirecta (utilitzant l'API) per: donar d'alta el client a FacturaDirecta, crear una factura associada al client i enviar la factura automàticament per email (en PDF) a l'adreça de correu electrònic del client. Al final d'aquest procés tot queda registrat dins de FacturaDirecta com si s'hagués fet tot des de la pròpia interfície web de FacturaDirecta. Passos a seguir per executar l'exemple1. Obre la plantilla d'exemple de clients que pots trobar en el següent enllaç: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AmC2lB_Petn_dGhKbjFUc29FaGhnMHVfMFNYZkVPX1E&usp=sharing 2. Crea la teva pròpia còpia del full fent clic a Fitxer > Crea una còpia ... (En anglès, File > Make a copy ...) Un cop realitzada la còpia podràs modificar la nova Full creada i començar a afegir les teves propies dades de clients.
3. Modifica les dades dels clients que apareixen en el llistat amb les teves dades de clients (inicialment pots utilitzar dades ficticies de prova. Lo més important és que la columna d'Email contingui correus electrònics vàlids, de la teva empresa per exemple, perquè puguis rebre les factures enviades automàticament en l'execució del Google Apps Script que et presentem a continuació) 4. Obre l'Editor de seqüència de comandaments des d'Eines > Editor de seqüència de comandes (en anglès, Tools > Script editor) Hauries de veure un arxiu anomenat 'reading_data' al projecte.
5. Per tal de poder enllaçar l'exemple amb el teu compte a FacturaDirecta has de modificar (al fitxer 'reading_data') la variable configuració anomenada: var config, amb les següents dades:
6. També és convenient que en aquesta configuració indiquis les línies de factura (invoiceLines) amb els conceptes, quantitats, imports i descomptes que vols per a cada línia. 7. Un cop tinguis aquestes dades configurats correctament, executa la funció runExample()
Al final de l'execució hauries de veure aparèixer un missatge d'informació que t'indica les factures que s'han creat i enviat correctament amb les dades dels clients que tenies introduïts en el full de Google. També s'ompliran automàticament les 5 primeres columnes del full amb les dades internes associades als clients i factures creades. Veuràs també que hi ha dos enllaços amb el text "Ver" per cada fila que enllacen directament al detall del client i de la factura dins del teu compte a FacturaDirecta.
Pots comprovar en el teu compte de FacturaDirecta que les dades dels clients s'han creat, que les factures també s'han generat i que s'han enviat automàticament. Esperem que aquest script pugui ser-te d'ajuda per comprendre una mica més les capacitats d'integració i la potència dels sistemes oberts via API com FacturaDirecta o Google Docs. :)
Agrupació per etiquetesSi actualment estàs utilitzant les funcions d'etiquetatge de documents que t'ofereix FacturaDirecta, avui et presentem una cosa que et resultarà molt útil. Hem preparat un nou gràfic que et permetrà visualitzar la facturació de la teva empresa (ingressos i despeses) agrupada per etiquetes generals. Per poder generar aquest tipus de gràfic cal que després de prémer sobre el botó "Afegeix gràfic o taula" a la zona de Gràfics i informes, selecciones l'opció: Informes de facturació > Facturació per etiquetes.
Agrupació per païsosA més, si la teva empresa és una empresa globalitzada que ven o compra a diferents països, també tens la possibilitat de visualitzar el volum de la teva facturació per país de manera molt fàcil. Per accedir a la visualització de la teva facturació per països n'hi ha prou que després de prémer sobre el botó "Afegeix gràfic o taula" a la zona de Gràfics i informes, seleccionis l'opció d'agrupar per país que trobaràs o bé a la zona Volum de facturació o Volum de despeses/compres.
El gràfic resultant et mostrarà les quantitats agrupades per país seguint els criteris de filtratge que hagis indicat: període de temps, etiquetes, etc ... Recorda que sempre que ho necessitis pots filtrar la majoria de gràfics per etiquetes de manera que només una part de la teva facturació quedi reflectida en el gràfic resultant.
El passat dissabte 1 de desembre de 2012 es va publicar al BOE el nou reglament que regula les obligacions de facturació (Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre) que entrarà en vigor l'1 de gener de 2013. Aquest nou reglament afecta als comptes amb domicili fiscal a Espanya i introdueix un nou concepte que substitueix els actuals tiquets, l'anomenada "factura simplificada". Aquestes noves factures simplificades es poden emetre quan l'import d'aquestes no excedeix els 400 € (impostos inclosos), quan s'hagi d'expedir una factura rectificativa, o quan no superi els 3.000 € (impostos inclosos) en els supòsits en què fins ara s'autoritzava l'expedició de tiquets en lloc de la factura ordinària. En l'article 4 del Reial Decret es detallen tots els casos així com les excepcions en les quals no es pot emetre aquesta nova factura simplificada. Bàsicament aquestes factures simplificades tenen els mateixos requeriments que les factures ordinàries amb excepció de l'obligatorietat d'incloure les dades fiscals del client (NIF, adreça i nom fiscal). Creació de factures simplificadesPer tal que no t'agafi per sorpresa, des d'avui ja és possible crear factures simplificades amb FacturaDirecta. A partir d'ara quan vulguir crear una nova factura trobaràs una nova opció que et permetrà
Com podràs veure, tota l'edició de la factura és idèntica al de factures ordinàries, llevat que no veuràs les dades del client a la zona on habitualment es mostren. En el seu lloc trobaràs un indicador que et mostra que estàs creant o modificant una factura simplificada.
Encara que no és obligatòria la inclusió de les dades fiscals del client en aquestes factures, si aquest ho demana, per tal de poder justificar la despesa a efectes tributaris, s'haurà de fer constar a la factura el NIF i el domicili del client. Per aquest cas el programa permet afegir les dades del client necessaris a la factura simplificada.
Tot i que omplis les dades del client en la factura segons s'ha indicat anteriorment, aquesta no queda associada a cap client de la teva base de dades de clients a FacturaDirecta, i per tant seguirà conservant l'indicador de factura simplificada quan la visualitzis des del programa.
Quan imprimeixes una factura simplificada al PDF es mostra l'indicador "FACTURA SIMPLIFICADA" en lloc de l'habitual "FACTURA".
Si la factura simplificada inclou alguna dada del client la zona de dades de client a la factura impresa es mostra com fins ara en les factures ordinàries, encara que només conté les dades indicades.
En el cas de factures simplificades que no incloguin cap dada del client la zona de dades de client desapareix per complet de la factura.
A part de la pròpia creació, modificació i impressió de factures simplificades, la seva introducció al programa ha provocat lleugers canvis en altres funcions del programa, són els següents. Enviament de factures simplificadesIgual que amb les factures ordinàries, les factures simplificades també es poden enviar per correu electrònic. Com bé saps, per evitar errors en els enviaments, les factures ordinàries només es poden enviar des del programa a destinataris del teu client o de la teva pròpia empresa. Per tant, com que les factures simplificades no estan enllaçades amb cap client de la teva base de dades de client no hi ha destinataris possibles associats per poder fer l'enviament, per això la zona d'enviament d'aquestes factures és lleugerament diferent al de factures ordinàries, en lloc de tenir caselles de selecció per a l'enviament als contactes del teu clients, tens una zona de text on introduir directament l'adreça a la que vols enviar la factura.
Cerca de factures simplificadesCom que les factures simplificades no estan associades a cap client, l'únic lloc (a part del cercador general del programa) des del qual es poden localitzar és des del llistat principal de factures. Per facilitar la seva localització hem afegit una petita modificació al filtrat per client en aquest llistat que permet obtenir per separat el llistat de factures simplificades.
A més d'això, per identificar-les en un llistat general de factures, i independentment de si aquestes tenen o no indicat el nom del client, aquestes es mostren en la llista amb un indicador a la zona del client indicant que la factura no està associada a cap client.
Importació de factures simplificadesL'últim mòdul que ha patit canvis en relació a la incorporació de factures simplificades és el mòdul d'importació de factures, que ara permet importar factures sense indicar cap dada del client. Ara, quan s'importa una factura sense nom ni NIF de client aquesta es considera com una factura simplificada i així s'indica en la pàgina de validació de dades prèvia a la importació.
Recorda que encara que ja tens disponible aquesta nova opció al programa, aquesta nova reglamentació no entra en vigor fins l'1 de gener de 2013.
Si la teva empresa opera a Espanya i porta la comptabilitat amb algun dels programes de comptabilitat més habituals del mercat espanyol, a partir d'ara, des de FacturaDirecta pots exportar fàcilment tots els assentaments comptables relacionats amb la facturació cap a aquests programes de comptabilitat. Actualment FacturaDirecta té suport per a l'exportació a Contaplus i A3. D'altra banda, si ets dels que delegues al gestor aquesta feina, també pots donar accés al teu gestor directament a FacturaDirecta perquè ell mateix realitzi el traspàs comptable de totes les factures emeses i rebudes cap el seu programa de comptabilitat habitual. La nova secció a FacturaDirecta es diu: Traspàs comptabilitat i des d'ella podràs fàcilment i gairebé sense esforç generar els arxius de traspàs per enllaçar tota la teva informació amb el teu programa de comptabilitat habitual.
Un cop a la zona de traspàs de comptabilitat només has de fer clic al menú lateral sobre el botó: Traspassar Comptabilitat.
i t'apareixerà un petit formulari en pantalla on hauràs d'indicar el tipus de format al qual vols fer el traspàs: Contaplus o A3 i seguidament indicar quin tipus de documents vols traspassar i el període de temps a exportar (un any, un trimestre o rang de dates concret)
En prémer el botó "Generar arxiu de traspàs" es generarà un petit arxiu de dades que hauràs importar directament en el teu programa de comptabilitat, descarregant-lo primer al teu ordinador.
Com ja deus saber, el traspàs de comptabilitat no sempre és fàcil si ja tens la teva forma de treballar amb el programa de comptabilitat, per això disposes també a la zona lateral d'aquesta mateixa secció d'una opció de configuració (Configuració de comptabilitat) des d'on podràs especificar de manera personalitzada tots els comptes comptables relacionats amb el traspàs. A més, en funció de les factures que ja tinguis introduïdes la configuració intel·ligentment et presentarà només aquelles opcions de comptabilitat que necessitis evitant mostrar configuracions innecessàries que no siguin necessàries per a la teva empresa.
Esperem que aquesta nova funcionalitat t'ajudi a reduir la càrrega de treball diaria a la teva empresa.
Les opcions d'exportació que es troben al peu dels llistats principals de FacturaDirecta es van afegir en un primer moment com una ajuda per a la declaració d'impostos quan aquestes exportacions estaven presents només en els mòduls de factures i despeses.
Davant les vostres peticions aviat vam afegir aquestes opcions d'exportació també a altres mòduls, i amb la seva generalització aviat van sorgir les primeres peticions d'anar afegint més informació als mateixos (informació d'etiquetes, informació de venciments, full dedicat per als venciments, ...) , que s'han anat afegint progressivament.
Una de les peticions més repetides últimament era l'opció d'incloure en aquests arxius les línies de detall dels documents, doncs bé, avui et volem dir que ja són aquí. A partir d'ara, en l'exportació de qualsevol arxiu des dels llistats principals del programa (factures, pressupostos, albarans, factures proforma i comandes) trobaràs un full addicional que inclou el contingut de les línies de tots els documents inclosos en l'exportació.
Esperem que aquesta nova opció et permeti fer un millor anàlisi de les dades que tens introduïdes al programa.
Avui volem presentar-te dues petites millores en els mòduls de comandes de clients i comandes a proveïdors. En primer lloc hem afegit l'opció d'exportació que ja estava present en la resta de mòduls principals del programa.
L'exportació de comandes també inclou el nou full de detalls, que hem presentat avui mateix per a la resta de mòduls. En el cas de comandes de client, el full de detalls de l'exportació inclou informació del proveïdor si està indicada en les línies de detall, i en el cas de comandes a proveïdor es mostra, si està indicada, la informació del client per al qual es realitza la comanda. La segona novetat dels mòduls de comandes fan referència al filtre del llistat principal. En el cas de comandes a proveïdor podràs consultar totes les comandes que estan enllaçades a alguna comanda d'un client específic.
Amb aquesta possibilitat de filtrat, unida a l'exportació a format Excel incloent la informació de detalls de les comandes, podràs analitzar quins clients compren a cada proveïdor i quins articles compren. En el cas de comandes de client podràs consultar totes les comandes que estiguin enllaçades a alguna comanda d'un proveïdor específic.
Igual que per al cas anterior, a partir d'aquest filtre i l'exportació a Excel, podràs saber a quins proveïdors compren els teus clients i quins articles et compren habitualment. Esperem que amb aquests canvis puguis millorar la teva productivitat treballant amb comandes.
Avui volem presentar-te una nova opció de les factures periòdiques a FacturaDirecta que et permetrà crear les factures uns dies abans de la data de factura. Aquesta nova opció és especialment útil si fas el cobrament de les factures periòdiques als teus clients per domiciliació bancària i vols cobrar en el dia de l'emissió de factura, ja que ara podràs tenir les factures creades al teu compte de FacturaDirecta uns dies abans de la seva data de factura, de manera que pots generar l'arxiu per a la domiciliació bancària abans de la data de venciment dels rebuts. El control de quants dies abans s'ha de crear una factura es realitza des de la mateixa definició de la factura periòdica. Amb motiu d'aquesta nova opció hem modificat lleugerament la forma de presentar la configuració de la periodicitat de la factura periòdica que et vam descriure fa algunes setmanes a la publicació "Com funcionen les factures periòdiques?". Per activar la creació avançada de les factures has de prémer sobre l'enllaç "Avança la creació".
I a continuació indicar quants dies abans vols que es creï la factura. Quan ho facis el missatge que descriu quan es crearan les factures s'actualitzarà per reflectir els canvis.
En permetre la definició de l'antelació amb la qual es crearan aquestes factures en la pròpia definició de la factura periòdica, pots crear amb antelació només aquelles factures que necessitis i mantenir la resta com fins ara. No obstant això, has de anar amb compte si estàs creant factures definitives i mescles en la mateixa sèrie factures periòdiques amb diferents dies d'antelació a la creació, ja que podria donar-se el cas que alguna factura no es pogués crear si ja hi ha una factura en la sèrie amb data posterior a la que li correspondria en el moment de crear-se. Si això passés rebràs una indicació en l'informe que reps per mail cada vegada que s'han de crear factures periòdiques.
Vegem amb un exemple com pot succeir això. Si tenim configurades dues factures de la mateixa sèrie amb les següents característiques:
Amb aquesta configuració el dia 5 d'octubre es crea una factura amb data 10 d'octubre. El dia 7 d'octubre s'hauria de crear la segona factura amb data de factura de 9 d'octubre, però, com ja hi ha una factura amb data 10 d'octubre i un nombre anterior no es pot crear la factura respectant la data indicada i alhora mantenint la seqüència correcta de número i data de factura. Esperem que amb aquest canvi puguis gestionar millor el cobrament de les teves factures periòdiques.
Depenent del sector i del tipus de clients amb qui treballi la teva empresa, en algunes ocasions un senzill pressupost no és suficient. En alguns casos és necessari crear elaborats documents que inclouen una presentació de l'empresa, metodologies de treball, garanties del producte o servei i una infinitat de coses que, tot i ser moltes vegades necessàries per vendre un projecte, queden clarament fora de l'abast de la elaboració de pressupostos dins de FacturaDirecta. Fins ara, si aquest era el teu cas, no tenies cap altra opció que enviar aquests pressupostos des de fora de FacturaDirecta, quedant aquests enviaments fora del control d'enviaments i seguiment de l'estat del pressupost que pots fer des FacturaDirecta. A partir d'ara és possible realitzar un enviament d'un pressupost generat a FacturaDirecta sense incloure el document generat en format PDF des del propi programa, sempre que el pressupost tingui algun document adjunt addicional i aquest es seleccioni en el formulari d'enviament.
Per això n'hi ha prou amb crear un pressupost amb un petit resum del projecte, per al teu control dins de FacturaDirecta, i adjuntar-hi el document extern amb la proposta més elaborada.
D'aquesta manera pots gestionar l'estat del pressupost amb FacturaDirecta, incloent la visualització de l'enviament d'aquest al teu client, però enviant únicament com a pressupost el document elaborat externament amb tots els requeriments del teu projecte, sense que en cap moment hi hagi necessitat d'enviar al teu client el PDF que representa el pressupost internament.
En algunes ocasions, especialment en el cas dels pressupostos, cal emetre algun document quan encara no tenim clars totes les dades del client, o fins i tot sense saber qui serà el client final (per temes de subcontractació, clients amb múltiples empreses, .. .) Fins ara, quan es generava un document des de FacturaDirecta, aquest quedava enllaçat amb el client al qual pertanyia i no era possible assignar-lo a un client diferent, a partir d'ara ja és possible reassignar un pressupost (o qualsevol altre document) d'un client a un altre. Per accedir a aquesta nova opció només has de fer servir l'enllaç "modificar les dades de client per aquest document" que trobaràs a la pàgina d'edició de qualsevol document:
A continuació indica que desitges reassignar un nou client i prem "Continua".
I finalment selecciona el nou client utilitzant el cercador. El cercador et permetrà localitzar el client per qualsevol dels següents atributs del mateix: nom, nom comercial, NIF o codi de client.
Un cop seleccionat el nou client veuràs les seves dades ja directament indicades en la factura.
Amb aquesta nova opció pots, si vols, fins i tot tenir un client genèric per a l'emissió de pressupostos de dubtosa acceptació i no omplir la teva base de dades de clients amb empreses amb dades incompletes, i, si aquests finalment es materialitzen en alguna cosa, reassignar a un nou client ja amb totes les seves dades. Et recordem que pots indicar les dades que sí coneguis del client, tot i estar el pressupost assignat a un client genèric, gràcies a l'opció que et permet modificar totes les dades de contacte del client en qualsevol document. Esperem que aquesta nova opció et permeti treballar més còmodament amb FacturaDirecta.
En els últims mesos hem rebut força peticions d'usuaris del programa que ens preguntaven per la forma de treballar amb clients que tenien diferents seus físiques, fins ara això, encara que era possible utilitzant la zona de notes internes, era bastant laboriós, per això avui volem presentar-te la nova opció del programa que permet assignar tantes adreces com sigui necessari a clients i proveïdors. A partir d'ara, en el formulari per donar d'alta un client (o un proveïdor), és possible afegir adreces addicionals a més de la direcció principal de l'empresa.
La primera adreça que introdueixis en les dades de l'empresa és considerada com la direcció principal i és la que s'assigna per defecte quan creïs un document per a aquest client. Quan converteixes un document en un altre, es manté l'adreça que tinguis seleccionada, excepte si el document de destinació és una factura, en aquest cas sempre s'utilitzarà la direcció principal del client. En el cas de conversions múltiples a un sol document s'utilitza l'adreça indicada en el primer document convertit, excepte si el document de destinació és una factura, en aquest cas s'utilitza l'adreça principal com es va indicar anteriorment. Quan estiguis creant o modificant un document per a un client que tingui més d'una direcció en les seves dades podràs seleccionar l'adreça que vols utilitzar d'una llista de selecció amb totes les seves direccions. Si has indicat un nom o àlies en la definició de la direcció es mostrarà aquest a la llista de selecció, en cas contrari l'adreça completa. La direcció principal es mostra amb el literal "(Principal)" per davant de la direcció per diferenciar-la de la resta.
Quan estiguis visualitzant un document que tingui associada una direcció diferent de la principal el programa et mostra un indicador d'avís a la zona de les dades del client, si passes el ratolí per sobre de la icona d'avís veuràs l'explicació d'aquest avís.
Esperem que amb aquests canvis puguis treballar més còmodament si treballes amb clients o proveïdors amb múltiples seus.
Avui et volem presentar una nova funció del programa que et permetrà guardar els teus propis textos per a l'enviament dels documents des de FacturaDirecta, de manera que podràs reutilitzar-los en futurs enviaments, o fins i tot canviar completament el text per defecte de qualsevol tipus de document que enviïs des del programa. A partir d'ara, a tots els comptes amb un pla de pagament, trobaràs dos enllaços nous a la zona d'enviament de missatges, "Desa text" i "Utilitza text guardat":
L'enllaç "Desa text" et permetrà desar el text actual per utilitzar en futurs enviaments del mateix tipus de document.
Per desar un text has d'assignar-li un nom que després et permetrà seleccionar-lo entre tots els que tinguis guardats. Per defecte el text es guardarà per al seu ús només en l'idioma actual del document que estàs enviant, però també pots guardar, si vols, un text que estigui disponible per al seu ús en qualsevol idioma, independentment de l'idioma del document que estiguis enviant. Quan guardis el text pots marcar la casella per definir aquest com el text per defecte per a aquest tipus de document, si ho fas el text que estàs guardant substituirà el text per defecte que genera FacturaDirecta per als enviaments d'aquest tipus de document. Amb això evitaràs haver de seleccionar manualment en cada enviament el teu text preferit per substituir el que fins ara mostrava per defecte el programa. Utilitza l'enllaç "Utilitza text guardat" per substituir el contingut actual del títol i text del missatge per qualsevol dels textos que hagis guardat prèviament per al mateix tipus de document usant l'opció "Guardar text". Podràs també utilitzar el text predefinit de FacturaDirecta per aquest tipus de document.
Un suggeriment, els textos per a la seva selecció es mostren per ordre alfabètic (excepte el text predeterminat que es mostra sempre en primer lloc), per tant, pots prefixar amb números els noms si vols que es mostrin en un ordre diferent.
Fa algunes setmanes et vam presentar la nova funció que permetia l'ús de textos automàtics en factures periòdiques, doncs bé, ara hi ha les variables disponibles també per utilitzar en el títol i contingut del missatge de qualsevol enviament que es realitza des del programa, així pots generar missatges on el contingut depengui del document que estàs enviant.
Finalment només comentar-te que aquesta opció està igualment disponible a la pàgina de creació o edició de factures periòdiques si es configura la factura per enviar automàticament per correu electrònic. Esperem que aquesta nova funcionalitat et sigui útil a la teva feina diària amb FacturaDirecta.
Per als nous usuaris del programa, un dels mòduls que més dubtes generen és el de factures periòdiques. Per les consultes que hem rebut hem observat dubtes a l'hora de programar la primera factura periòdica, ja que després de fer-ho no passa res, i en alguns casos, segons els valors indicats, s'espera que potser passi alguna cosa, quan no és així. Així que avui explicarem en aquest article per a què serveix i com funciona exactament el mòdul de factures periòdiques. Per a què serveixen les factura periòdiques?El mòdul de factures periòdiques permet definir factures en forma de plantilla que es generen de manera automàtica i de forma regular segons la data d'inici, data de fi i periodicitat indicada a la plantilla. A més de generar-se de forma automàtica, les factures també poden enviar-se al client o a qualsevol contacte de la teva pròpia empresa. En el cas que la teva empresa facturi serveis a clients i faci els cobraments per domiciliació bancària, les factures generades a partir d'una plantilla de factura periòdica tenen una característica important, i és que mantenen un identificador intern únic de cada venciment inclòs en una remesa bancària, d'aquesta manera el teu client pot identificar fàcilment en el seu banc els diferents cobraments periòdics sota un codi únic de domiciliació. Configuració de la periodicitatEn el moment de crear una nova factura periòdica has d'indicar diversos valors importants que controlen els dies en què es crearan les diferents factures.
Opcionalment es pot crear la factura en estat provisional, sense assignar el número de factura, per a això cal marcar la casella "Crear la factura en estat provisional". Configuració de l'enviamentA més de crear-se la factura es pot configurar perquè s'enviï automàticament per mail al client o a qualsevol contacte de la pròpia empresa. Per enviar la factura per mail cal seleccionar la casella "Enviar factura automàticament per mail". A continuació es pot modificar el títol i el contingut del missatge, es poden utilitzar en ambdós casos textos automàtics tal com es descriu en aquesta entrada del nostre bloc. Es pot triar també el remitent del missatge entre els diferents contactes de la teva pròpia empresa i triar els destinataris per separat entre els contactes del client i de la teva empresa.
Quan i com es creen les factures?El procés de generació de factures periòdiques es realitza un cop al dia, uns minuts després de les dotze de la nit, i intenta generar totes les factures que tinguin indicada una "Data pròxima factura" igual al dia d'execució o de qualsevol dia anterior. A qualsevol factura que es genera se li assigna com a data de factura el dia en què s'està creant, tant per factures amb "data pròxima factura" iguals al dia en què es creen com aquelles que tinguin una data anterior. Un cop generada, es calcula la nova "data pròxima factura" sumant la periodicitat configurada a la "data pròxima factura" anterior. Això és així tant per les factures que es generen en el dia correcte com aquelles que en generar tenien una "data pròxima factura" anterior. En el cas que hagi de generar una factura amb "data pròxima factura" anterior al dia d'execució es realitza abans una comprovació per determinar si s'ha de crear o no la factura. La factura només es crea quan en sumar la periodicitat a "data pròxima factura" el resultat és una data posterior al dia de generació. Això és així per evitar que es creïn més factures de les que toca perquè es trobin factures que han fallat durant més dies que la periodicitat de la factura. Vegem uns exemples per entendre millor tot el procés: Exemple 1:
Exemple 2:
Exemple 3:
Com s'ajusten les dates dels venciments de les factures creades?En el moment de crear una plantilla de factura periòdica es mostren tants venciments per a la factura com tingui configurat el client per al qual s'està creant la factura i s'ajusten els terminis de pagament. Per exemple, per a un client amb aquesta configuració:
La factura periòdica quedaria inicialment amb els venciments configurats d'aquesta manera:
Des de la pàgina de creació o edició de la plantilla de factura periòdica es poden ajustar els terminis de pagament. Quan es genera la factura, per a cada venciment que tingui la factura creada es realitzen les següents operacions:
Veiem amb uns exemples com es comportaria, tots els exemples amb un sol venciment, per exemples amb diversos venciments es realitzen els mateixos càlculs. Exemple 1:
Exemple 2:
Exemple 3:
Exemple 4:
Com sé que s'han generat factures?Cada vegada que s'inicia el procés de generació de factures en un compte que té factures actives i pendents de generar, s'envia, en acabar el procés, un missatge de correu electrònic amb un resum del resultat de la generació d'aquestes factures. El missatge s'envia a l'adreça de correu electrònic principal de l'empresa, la qual es defineix a "Configuració> Dades de la teva empresa". El missatge inclou un enllaç a cadascuna de les plantilles de factura periòdica que s'han intentat generar, en cas que la factura s'hagi generat correctament inclou també l'enllaç a la factura generada, i en cas d'error inclou la descripció de la causa per la qual no s'ha pogut generar la factura. Com identifico una factura que s'ha generat des d'una plantilla de factura periòdica?Totes les factures que s'han generat a partir d'una plantilla de factura periòdica inclouen una llegenda a la pàgina de visualització de la factura que indica aquest fet i que permet accedir directament a la plantilla de factura periòdica.
A la visualització de la plantilla de factura periòdica, al final de la pàgina, també s'inclou un llistat de totes les factures que s'han generat a partir d'aquesta plantilla.
Necessito crear ara una facturaSi en qualsevol moment necessites crear una factura a partir d'una plantilla de factura periòdica fora de la seva data habitual pots utilitzar l'enllaç "Crear factura ara" que tens a la zona lateral de la pàgina de visualització de la factura periòdica.
La generació d'aquestes factures de forma manual no altera la configuració de la factura periòdica de cap manera (no actualitza la data de pròxima factura i es crea fins i tot estant la plantilla desactivada) ni tampoc s'envia per correu electrònic automàticament independentment de la configuració d'enviament. Les factures generades d'aquesta manera també queden enllaçades a la plantilla de factura periòdica de la mateixa manera que si s'haguessin generat automàticament.
Fa algun temps us vam presentar la nova funció de pagaments a compte de FacturaDirecta. Fins a aquell moment era molt fàcil determinar l'import pendent de pagament d'un client, ja que l'únic que reflectia pagaments al programa eren els venciments de factures. No obstant això amb l'entrada en joc dels pagaments a compte sobre documents que no eren factures la cosa es va complicar, per això vam afegir la nova pestanya "Pagaments pendents" a la fitxa d'un client, que permet veure en un únic punt l'estat general de pagaments pendents d'un client, incloent tant les factures, com altres documents amb pagaments a compte associats i encara no facturats. Amb la generalització de l'ús dels pagaments a compte, aviat va sorgir una altra necessitat, controlar de forma conjunta l'estat dels pagaments a compte, per això avui et presentem la nova pàgina que et permetrà realitzar consultes sobre els pagaments a compte de tots els clients des d'un únic punt.
Des d'aquesta nova pàgina del programa podràs obtenir llistats filtrats de pagaments a compte pels següents criteris:
El llistat mostra informació de la data de cobrament, el client (amb enllaç per accedir a la pestanya de pagaments pendents del seu compte) i el llistat de tots els documents associats a cadascun dels pagaments a compte (amb enllaç per accedir a la pàgina de visualització dels mateixos)
Com en la majoria de llistats del programa, pots exportar el resultat a un arxiu en format Excel amb l'enllaç que trobaràs al peu de la pàgina.
Un dels punts a on dediquem més esforç a FacturaDirecta és a aconseguir que el programa es pugui utilitzar des del primer dia sense gairebé dificultat. Per això volem presentar-te avui una nova opció del programa que permetrà anar construint la teva base de dades de productes des del principi i sense esforç. A partir d'ara, a la pàgina de creació o edició de qualsevol document, quan omplis un codi de producte i una descripció que no es troben en la base de dades de productes, el programa et mostrarà una nova icona amb el símbol "+" a la part esquerra de la casella del codi de producte.
Sense sortir d'aquesta pàgina pots afegir un nou producte a la base de dades utilitzant la informació ja introduïda en el document. Per això només has de prémer la icona "+" i es mostrarà un formulari on poder indicar la resta de dades del nou producte.
Si en el formulari de creació del producte afegeixes dades que encara no havies introduït en el document, aquestes s'actualitzaran automàticament en el document quan guardis el producte.
Sabem que no a tothom li agrada treballar de la mateixa manera, així que si ets dels que prefereixes carregar tots els teus productes abans de començar a treballar, recorda que també pots fer-ho com fins ara utilitzant l'eina d'importació de productes o bé des la secció de productes on també pots introduir un a un.
Ja fa força temps que voliem llançar una app especialment pensada per als telèfons mòvils Android i avui ha arribat el gran dia. Després de la presentació la setmana pasada de la nostra webapp per a móbils, avui et presentem la primera versió de FacturaDirecta App per Android. Es tracta d'una petita app que pots instal·lar al teu telèfon mòbil Android i utilitzar-la per introduir despeses o modificar les despeses existents al teu compte de FacturaDirecta. Cada canvi que realitzis en aquesta app s'incorporarà de forma automàtica al compte de FacturaDirecta quan el teu telèfon disposi de connexió a Internet. Pots descarregar l'app per Android directament des de Google Play
o bé utilitzar el següent codi QR.
Què pots trobar en aquesta primera versió de l'app per Android?
|
Últims missatges
|
