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El pasado sábado 1 de diciembre de 2012 se publicó en el BOE el nuevo reglamento que regula las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) que entrará en vigor el 1 de enero de 2013. Este nuevo reglamento afecta a las cuentas con domicilio fiscal en España e introduce un nuevo concepto que sustituye a los actuales tiques, la denominada "factura simplificada".

Estas nuevas facturas simplificadas pueden emitirse cuando el importe de las mismas no excede los 400€ (impuestos incluidos), cuando deba expedirse una factura rectificativa, o cuando no supere los 3.000€ (impuestos incluidos) en los supuestos en los que hasta ahora se autorizaba la expedición de tiques en lugar de la factura ordinaria. En el artículo 4 del Real Decreto se detallan todos los casos así como las excepciones en las que no se puede emitir esta nueva factura simplificada.

Básicamente estas facturas simplificadas tienen los mismos requerimientos que las facturas ordinarias con excepción de la obligatoriedad de incluir los datos fiscales del cliente (NIF, dirección y nombre fiscal).

Creación de facturas simplificadas

Para que no te pille por sorpresa, desde hoy ya es posible crear facturas simplificadas con FacturaDirecta. A partir de ahora cuando vayas a crear una nueva factura encontrarás una nueva opción que te permitirá

Creación de una factura simplificada (sin cliente seleccionado)

Como podrás ver, toda la edición de la factura es idéntica al de facturas ordinarias, salvo que no verás los datos del cliente en la zona donde habitualmente se muestran. En su lugar encontrarás un indicador que te muestra que estás creando o modificando una factura simplificada.

Edición de una factura simplificada sin datos de cliente

Aunque no es obligatoria la inclusión de los datos fiscales del cliente en estas facturas, si éste lo demanda, con el fin de poder justificar el gasto a efectos tributarios, se deberá hacer constar en la factura el NIF y el domicilio del cliente. Para este caso el programa permite añadir los datos del cliente necesarios a la factura simplificada.

Edición de los datos de cliente en una factura simplificada

Aunque se rellenen los datos del cliente en la factura según se ha indicado anteriormente, ésta no queda asociada a ningún cliente de tu base de datos de clientes en FacturaDirecta, y por tanto seguirá conservando el indicador de factura simplificada cuando la visualices desde el programa.

Vista de una factura simplificada con datos de cliente

Cuando imprimes una factura simplificada en el PDF se muestra el indicador "FACTURA SIMPLIFICADA" en lugar del habitual "FACTURA".

Comparación del título de una factura ordinaria con el de una factura simplificada

Si la factura simplificada incluye algún dato del cliente la zona de datos de cliente en la factura impresa se muestra como hasta ahora en las facturas ordinarias, aunque sólo conteniendo los datos indicados.

Detalle de la impresión de una factura simplificada con datos de cliente

En el caso de facturas simplificadas que no incluyan ningún dato del cliente la zona de datos de cliente desaparece por completo de la factura.

Detalle de la impresión de una factura simplificada sin ningún dato del cliente

A parte de la propia creación, modificación e impresión de facturas simplificadas, su introducción en el programa ha provocado ligeros cambios en otras funciones del programa, son los siguientes.

Envío de facturas simplificadas

Al igual que las facturas ordinarias, las facturas simplificadas también pueden enviarse por correo electrónico. Como bien sabes, para evitar errores en los envíos, las facturas ordinarias solo pueden enviarse desde el programa a destinatarios de tu cliente o de tu propia empresa. Por tanto, como las facturas simplificadas no están enlazadas con ningún cliente de tu base de datos de cliente no hay destinatarios posibles asociados para poder hacer el envío, por ello la zona de envío de estas facturas es ligeramente distinta al de facturas ordinarias; en lugar de tener casillas de selección para el envío a los contactos de tu clientes, tienes una zona de texto donde introducir directamente la dirección a la que deseas enviar la factura.

Detalle de la zona de envío de una factura simplificada

Búsqueda de facturas simplificadas

Como las facturas simplificadas no están asociadas a ningún cliente, el único sitio (a parte del buscador general del programa) desde el que pueden localizarse es desde el listado principal de facturas. Para facilitar su localización hemos añadido una pequeña modificación al filtrado por cliente en dicho listado que permite obtener por separado el listado de facturas simplificadas.

Detalle del filtro de facturas con el selector de facturas simplificadas destacado

Además de esto, para identificarlas en un listado general de facturas, e independientemente de si estas tienen o no indicado el nombre del cliente, estas se muestran en el listado con un indicador en la zona del cliente indicando que la factura no está asociada a ningún cliente.

Detalle de un listado de facturas con el indicador de cliente no especificado destacado

Importación de facturas simplificadas

El último módulo que ha sufrido cambios en relación a la incorporación de facturas simplificadas es el módulo de importación de facturas, que ahora permite importar facturas sin indicar ningún dato del cliente. Ahora, cuando se importa una factura sin nombre ni NIF de cliente esta se considera como una factura simplificada y así se indica en la página de validación de datos previa a la importación.

Diferencia en la zona de importación entre una factura ordinaria y una factura simplificada

Recuerda que aunque ya tienes disponible esta nueva opción en el programa, esta nueva reglamentación no entra en vigor hasta el 1 de enero de 2013.

 

Si tu empresa opera en España y lleva la contabilidad con alguno de los programas de contabilidad más habituales del mercado español, a partir de ahora, desde FacturaDirecta puedes exportar fácilmente todos los asientos contables relacionados con la facturación hacia estos programas de contabilidad. Actualmente FacturaDirecta tiene soporte para la exportación a Contaplus y A3.

Por otro lado, si eres de los que delegas al gestor este trabajo, también puedes dar acceso a tu gestor directamente a FacturaDirecta para que él mismo realice el traspaso contable de todas las facturas emitidas y recibidas hacia su programa de contabilidad habitual.

La nueva sección en FacturaDirecta se llama: Traspaso contabilidad y desde ella podrás fácilmente y casi sin esfuerzo generar los archivos de traspaso para enlazar toda tu información con tu programa de contabilidad habitual.

Detalle de la nueva sección de traspaso de contabilidad en el menú general

Una vez en la zona de traspaso de contabilidad solo tienes que hacer clic en el menú lateral sobre el botón: Traspasar Contabilidad.

Acción para iniciar el traspaso de contabilidad

y te aparecerá un pequeño formulario en pantalla donde tendrás que indicar el tipo de formato al que deseas realizar el traspaso: Contaplus o A3 y seguidamente indicar qué tipo de documentos quieres traspasar y el periodo de tiempo a exportar (un año, un trimestre o rango de fechas concreto)

Ejemplo nuevo traspaso a contabilidad

Al pulsar el botón "Generar archivo de traspaso" se generará un pequeño archivo de datos que deberás importar directamente en tu programa de contabilidad; descargándolo primero en tu ordenador.

Ejemplo archivo de contabilidad generado

Como debes saber, el traspaso de contabilidad no siempre es fácil si ya tienes tu forma de trabajar con el programa de contabilidad, por ell también dispones en la zona lateral de esta misma sección de una opción de configuración (Configuración de contabilidad) desde donde podrás especificar de manera personalizada todas las cuentas contables relacionadas con el traspaso. Además, en función de las facturas que ya tengas introducidas la configuración inteligentemente te presentará solo aquellas opciones de contabilidad que necesites evitando mostrar configuraciones innecesarias que no sean necesarias para tu empresa.

Configuración de traspaso de contabilidad

Esperamos que esta nueva funcionalidad te ayude a reducir la carga de trabajo diario en tu empresa.

 

Hoy queremos presentarte dos pequeñas mejoras en los módulos de pedidos de clientes y pedidos a proveedores.

En primer lugar hemos añadido la opción de exportación que ya estaba presente en el resto de módulos principales del programa.

Enlace de exportación a Excel

La exportación de pedidos también incluye la nueva hoja de detalles, que hemos presentado hoy mismo para el resto de módulos.

En el caso de pedidos de cliente, la hoja de detalles de la exportación incluye información del proveedor si está indicada en las líneas de detalle; y en el caso de pedidos a proveedor se muestra, si está indicada, la información del cliente para el que se realiza el pedido.

La segunda novedad de los módulos de pedidos hacen referencia al filtro del listado principal.

En el caso de pedidos a proveedor podrás consultar todos los pedidos que están enlazados a algún pedido de un cliente específico.

Vista del filtro de pedidos a proveedor con la nueva opción de filtrado por cliente destacada

Con esta posibilidad de filtrado, unida a la exportación a formato Excel incluyendo la información de detalles de los pedidos, podrás analizar qué clientes compran a cada proveedor y qué artículos compran.

En el caso de pedidos de cliente podrás consultar todos los pedidos que estén enlazados a algún pedido de un proveedor específico.

Vista del filtro de pedidos de cliente con la nueva opción de filtrado por proveedor destacada

Igual que para el caso anterior, a partir de esta filtro y la exportación a Excel, podrás saber a qué proveedores compran tus clientes y que artículos te compran habitualmente.

Esperamos que con estos cambios puedas mejorar tu productividad trabajando con pedidos.

 

Las opciones de exportación que se encuentran al pie de los listados principales de FacturaDirecta se añadieron en un primer momento como una ayuda para la declaración de impuestos cuando estas exportaciones estaban presentes solo en los módulos de facturas y gastos.

Detalle de la zona de visualización, descarga e impresión de informes de listados

Ante vuestras peticiones pronto añadimos estas opciones de exportación también a otros módulos, y con su generalización pronto surgieron las primeras peticiones de ir añadiendo más información a los mismos (información de etiquetas, información de vencimientos, hoja dedicada para los vencimientos, ...), que se han ido añadiendo progresivamente.

Detalle de las funcionalidades actuales

Una de las peticiones más repetidas últimamente era la opción de incluir en estos archivos las líneas de detalle de los documentos, pues bien, hoy te queremos decir que ya están aquí.

A partir de ahora, en la exportación de cualquier archivo desde los listados principales del programa (facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma y pedidos) encontrarás una hoja adicional que incluye el contenido de las líneas de todos los documentos incluidos en la exportación.

Detalle de la nueva hoja de detalles destacada

Esperamos que esta nueva opción te permita realizar un mejor análisis de los datos que tienes introducidos en el programa.

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